Komunikasi organisasi mencakup komunikasi formal dan informal di seluruh organisasi, termasuk komunikasi antar karyawan dan komunikasi antara karyawan-manajer.
Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis adalah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup :
- Keterampilan berbicara
- Keterampilan mendengarkan
- Keterampilan membaca
- Keterampilan menulis
Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus dilakukan adalah:
- Menilai diri sendiri secara jujur
- Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan
- Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas
Kita dapat membagi komunikasi organisasi menjadi 6 jenis :
1. Komunikasi Formal.
Menjadi formal, jelas dan spesifik adalah cara yang bagus untuk memastikan aliran informasi yang tepat di tempat kerja. Dengan komunikasi formal, setiap orang menjadi tahu dan selaras dengan tujuan bisnis.
Jenis komunikasi ini juga diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum. Misalnya, pengaturan kerja, serta aturan dan pedoman keselamatan, harus dikomunikasikan kepada karyawan secara formal (email, dokumen tercetak).
2. Komunikasi Informal.
Jenis komunikasi ini adalah kebalikan dari komunikasi formal. Intinya, antara lain termasuk dialog, obrolan, percakapan telepon, serta obrolan santai yang biasanya dilakukan di kantin perusahaan atau di dekat mesin pembuat kopi yang tidak mengandalkan formalitas apa pun.
Salah satu keuntungan utama dari komunikasi informal adalah menjadi cara yang lebih cepat untuk berbagi informasi di tempat kerja. Hal ini juga membantu berbagi dan mengembangkan ide-ide baru untuk meningkatkan produk serta proses internal atau eksternal. Anda akan terkejut mengetahui berapa banyak ide inovasi yang dimulai dengan obrolan di kantin perusahaan atau sebelah mesin pembuat kopi.
3. Komunikasi Horizontal.
Jenis komunikasi organisasi ini terjadi di antara tim, kelompok, atau individu pada tingkat hierarki yang sama. Komunikasi horizontal memainkan peran penting dalam meningkatkan kolaborasi lintas departemen di tempat kerja. Selain itu juga berperan penting dalam menyelaraskan tim teknologi, pemasaran dan penjualan dan memastikan bahwa semua orang saling mengerti dan memahami.
4. Komunikasi Vertikal.
Bentuk komunikasi yang paling umum dalam organisasi terstruktur mengikuti pola vertikal naik-turun. Ini termasuk komunikasi antara pimpinan bisnis, ketua tim dan karyawan. Jenis komunikasi ini sangat penting di tempat kerja. Tanpa komunikasi vertikal, tidak akan memungkinkan untuk berbagi pedoman, umpan balik, atau ide.
5. Komunikasi Internal.
Komunikasi internal fokus pada cara karyawan berinteraksi satu sama lain. Perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan dapat membuat koneksi profesional yang efektif. Komunikasi di tempat kerja ini mungkin melibatkan hal-hal berikut:
- Kolaborasi profesional melalui berbagai saluran komunikasi seperti video, email, atau obrolan langsung,
- Modul pelatihan karyawan seperti kursus pengambilan keputusan atau tinjauan dua arah,
- Pesan seputar misi organisasi,
- Komunikasi interpersonal antara manajemen dan karyawan,
- Kegiatan sosial di tempat kerja.
6. Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal adalah cara organisasi berkomunikasi dengan dunia luar. Komunikasi eksternal penting untuk membangun merek, serta menjaga hubungan pelanggan yang kuat. Ini termasuk:
- Pengumuman kehumasan, misalnya melalui media sosial, TV, atau radio
bahan pemasaran,
- Pencitraan merek produk atau layanan,
- Postingan pekerjaan dan perekrutan,
- Komunikasi dengan pemangku kepentingan,
- Dukungan pelanggan.
Apapun jenis komunikasi yang kita bicarakan, komunikasi di tempat kerja merupakan komponen manajemen yang vital bagi organisasi manapun.
Beberapa tujuan utama dari komunikasi organisasi adalah untuk memperbarui karyawan tentang kebijakan baru, komunikasi krisis, memastikan keamanan di seluruh organisasi, mengelola manajemen perubahan, transformasi digital, merger dan akuisisi serta memberi dan menerima umpan balik dari karyawan.
Agar berhasil, organisasi harus memiliki strategi komunikasi organisasi yang komprehensif di mana karyawan mengetahui informasi tentang pembaruan perusahaan yang penting dan terlibat dalam percakapan organisasi sehari-hari.
Tujuan Komunikasi Organisasi yang Efektif
Komunikasi organisasi yang efektif berdampak pada keberhasilan organisasi dalam banyak hal. Beberapa di antaranya adalah:
1. Menciptakan pengalaman yang positif bagi karyawan, meningkatkan moral, kepuasan, dan keterlibatan karyawan.
2. Membantu karyawan memahami syarat dan ketentuan pekerjaan mereka dan mendorong komitmen dan loyalitas mereka.
3. Mendorong Share of Voice (SOV) karyawan sehingga secara signifikan meningkatkan kepuasan karyawan dengan atasan mereka.
4. Membantu mengurangi kesalahpahaman dan penyebaran informasi yang salah di tempat kerja.
5. Meningkatkan komunikasi dan kerjasama lintas departemen antar karyawan.
6. Membantu karyawan menyelaraskan dengan misi, visi, dan nilai-nilai inti perusahaan.
7. Mendorong keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dengan memberi tahu karyawan setiap saat.
8. Memudahkan karyawan untuk menemukan informasi penting dan relevan kapan pun mereka membutuhkannya.
9. Memperlancar arus informasi dalam organisasi.
10. Meningkatkan produktivitas karyawan dengan menghilangkan pemborosan waktu yang dihabiskan untuk pencarian informasi dan komunikasi tentang topik yang tidak relevan.
11. Meningkatkan proses dan prosedur, sehingga pada akhirnya menciptakan efisiensi dan pengurangan biaya yang lebih besar.
12. Membangun hubungan yang lebih baik antara karyawan dan manajer mereka.
13. Meningkatkan kepercayaan di tempat kerja.
14. Membuat komunikasi lebih menyenangkan.
15. Meningkatkan komunikasi dengan karyawan non-kabel, karyawan jarak jauh, dan pekerja non-staff.
Langkah-Langkah Membuat Strategi Komunikasi Organisasi yang Sukses
1. Hubungkan rencana komunikasi organisasi Anda dengan strategi bisnis Anda.
Sebagian besar SDM, ahli strategi komunikasi internal dan pemimpin organisasi setuju bahwa menghubungkan komunikasi organisasi dengan strategi bisnis mereka sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif dan konsisten. Namun, banyak organisasi masih belum memiliki rencana dan strategi komunikasi internal.
Untuk mengembangkan strategi komunikasi organisasi yang efektif, perusahaan harus memulainya dengan cara menghubungkan komunikasi dengan rencana strategis mereka secara keseluruhan, termasuk misi, visi, dan nilai-nilai inti organisasi. Misalnya, strategi bisnis Anda mungkin ingin meningkatkan kinerja dengan meningkatkan retensi atau keterlibatan karyawan.
2. Pahami audiens Anda.
Salah satu penyebab utama komunikasi organisasi yang tidak efektif adalah kenyataan bahwa perusahaan tidak mengelompokkan audiens mereka berdasarkan peran pekerjaan, departemen, lokasi, minat, dan preferensi mereka. Akibatnya, sebagian besar karyawan mendapatkan jenis informasi yang sama meskipun informasi tersebut mungkin tidak relevan bagi mereka sama sekali.
Apa yang terjadi kemudian? Tingkat keterlibatan dan pemahaman yang sangat rendah dengan konten komunikasi internal Anda. Karena ini adalah sesuatu yang coba dihilangkan dan dihindari oleh semua komunikator, mendefinisikan dan memahami audiens internal Anda adalah langkah penting untuk mengembangkan strategi komunikasi organisasi yang baik.
3. Libatkan semua karyawan.
Komunikasi organisasi adalah proses di mana semua karyawan harus terlibat dan berpartisipasi di dalamnya yang mencakup penyampaian pesan kepada karyawan tentang masalah bisnis, kebijakan dan prosedur, dan pembaruan perusahaan adalah pola pikir yang salah.
Komunikasi di tempat kerja tidak boleh satu arah. Percakapan dua arah memiliki kekuatan besar untuk menciptakan dan mendukung budaya tempat kerja yang sehat. Mendengarkan masalah, pertanyaan, komentar, ide, dan kekhawatiran karyawan akan membangun loyalitas dan mendorong produktivitas mereka.
Pada akhirnya, setiap orang dalam organisasi memiliki peran dalam membangun strategi komunikasi organisasi yang berjalan dengan baik:
1. CEO dan manajer senior pada akhirnya bertanggung jawab untuk mengatur dan membangun budaya organisasi yang hebat. Salah satu tanggung jawab utama yang dimiliki para pemimpin ini adalah memastikan komunikasi yang efektif di seluruh perusahaan.
2. Profesional SDM dan ahli strategi lainnya juga memainkan peran penting dalam komunikasi organisasi, terutama di tempat kerja saat ini di mana harapan, preferensi, dan kebutuhan karyawan telah berubah secara signifikan.
3. Manajer dan ketua tim bertanggung jawab untuk komunikasi sehari-hari dengan karyawan mereka.
4. Semua karyawan bertanggung jawab untuk menyampaikan pendapat mereka, keprihatinan dan masalah mereka, memberikan umpan balik dan berkolaborasi dengan rekan satu tim mereka.
4. Buat konten yang menarik dan relevan.
Sayangnya, banyak karyawan tidak terlibat dengan konten internal perusahaan mereka. Selain itu, banyak karyawan mengabaikan pesan yang dikirimkan kepada mereka melalui intranet atau email perusahaan.
Ini terjadi terutama karena konten yang dikirimkan kepada mereka tidak relevan dengan apa yang mereka lakukan. Mengirimkan buletin massal kepada semua karyawan dengan harapan mereka akan membacanya sama sekali tidak realistis hari ini. Segmentasi konten dan audiens, terutama di organisasi besar, tidak mungkin tanpa alat komunikasi yang tepat yang memungkinkan komunikator untuk membuat dan mendistribusikan konten yang lebih menarik kepada karyawan.
5. Distribusikan konten Anda melalui saluran yang tepat.
Intranet, email, media sosial internal, aplikasi pesan pribadi seperti Slack, Document Sharing, dan Project Management Tools adalah contoh sarana komunikasi internal dalam organisasi. Ekosistem komunikasi ini menjadi sangat kompleks dan terkadang sulit dikelola secara efisien.
6. Menerapkan teknologi komunikasi yang tepat.
Banyak intranet yang masih ketinggalan zaman dan tidak sesuai dengan preferensi karyawan mengenai cara mereka berkomunikasi bahkan dalam kehidupan pribadi mereka. Oleh karena itu, penerapan solusi komunikasi karyawan berbasis smartphone harus dimiliki.
7. Ukur hasilnya.
Melacak dan mengukur upaya komunikasi internal sangat penting untuk memahami apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan. Mengumpulkan data ini dapat membantu Anda menjawab pertanyaan seperti:
- Seberapa terlibat karyawan Anda dengan konten internal Anda?
- Bagaimana mereka menanggapi pesan Anda?
- Saluran komunikasi apa yang terbaik untuk menyampaikan informasi?
- Jenis konten apa yang paling banyak digunakan karyawan?
- Karyawan mana yang paling terlibat (suka, bagikan, komentar)?
8. Gunakan data Anda untuk meningkatkan strategi komunikasi organisasi Anda.
Setelah Anda mengumpulkan dan menganalisis data, akan lebih mudah untuk melakukan perbaikan dan keputusan yang lebih baik di masa mendatang.
Misalnya, jika Anda menyadari bahwa mayoritas karyawan Anda menyukai konten video, ini adalah isyarat untuk memproduksi lebih banyak konten semacam itu.
Cara lainnya untuk memanfaatkan data adalah dengan memahami siapa influencer internal perusahaan Anda, berikan penghargaan kepada mereka dan jadikan mereka sebagai duta brand Anda.
9. Lihat hasilnya.
Jika Anda berhasil menerapkan semua langkah di atas, seluruh budaya tempat kerja Anda akan berubah. Karyawan Anda akan jauh lebih puas dengan pekerjaan mereka dan perusahaan secara keseluruhan yang akan menambah tingkat keterlibatan dan produktivitas karyawan. Meskipun proses ini tampaknya tidak mudah untuk diterapkan, kerja keras akan terbayar dan laba atas investasi Anda akan terlihat jelas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar