Mengenal Profesi Sekretaris

Sekretaris biasa disebut dengan istilah Secretum dalam bahasa Latin yang mempunyai arti rahasia. Dalam bahasa Belanda dikenal dengan istilah Secretaries, dalam bahasa Inggris dikenal pula istilah Secretary. Seorang sekretaris diharapkan mampu memikul tanggung jawab penuh dalam menjaga rahasia dan kerahasiaan dalam menjalankan tugasnya sehari-hari, mampu bekerja mandiri, penuh ketelitian, kecermatan dan daya kreasi, untuk membantu pimpinan menyelesaikan permasalahan yang ada.

Tugas-tugas sekretaris meliputi -namun tidak terbatasi pada- bidang tulis menulis. Tugas sekretaris antara lain meliputi kegiatan surat menyurat, voice transcriber, meeting report, penyimpanan warkat, statistic report, dll.

Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugasnya mempunyai ruang kerja sebagai pusat kegiatan operasionalnya yang disebut dengan kantor sekretriat atau tata usaha. Gambaran pekerjaan dalam kesekretariatan atau tatausaha secara sederhana meliputi kegiatan, seperti :
a. Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat menyurat
b. Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi
c. Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno, dikte, dan lainnya
d. Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontal maupun vertikal, intern maupun ekstern
e. Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata caranya
f. Persiapan rapat dan pertemuan
g. Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk kerja, pembuatan formulir dan lain –lain

Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat, maka perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta menggerakan pegawai agar dapat melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan :
a. Memberi bimbingan sebaik – baiknya
b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik
c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan
d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan sebaik – baiknya.

Profesi Sekretaris dikenal dalam berbagai organisasi mulai organisasi sosial, kemasyarakatan hingga pemerintahan. Dalam pemerintahan kita mengenal sekretatis desa, sekretaris pemerintah daerah, sekretaris menteri, sekretaris negara, sekretaris kepresidenan, dll.

Sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung pada tempat dimana dalam sebuah tangga organisasi seorang sekretaris ditugaskan. Profesi sekretaris dalam perusahaan kedudukannya berbeda dengan profesi sekretaris dalam lembaga sosial. Dengan demikian persyaratan yang harus dipenuhi antara dua profesi tersebut juga berbeda.

Sesuai dengan tingkat kedudukan, wewenang dan besar kecilnya tanggung jawab, Sekretaris dapat dibedakan menjadi dua :

a. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer

Sekretaris dalam hal ini berfungsi sebagai pemimpin, membawahi pegawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan, melaksanakan kepemimpinan, pemegang kebijakan dan pengambil keputusan. Contoh dari profesinya antara lain :
 Executive Secretary, adalah sekretaris yang juga menjabat kepala sekretariat biasa .
Business Secretary, adalah sekretaris yang difungsikan sebagai manajer perusahaan.
Sekretaris Partai, Sekretaris Kementrian, Sekretaris Dirjen dan banyak contoh lain dari sekretaris yang menjabat sebagai manajer.

b. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi merupakan staf yang mempunyai keahlian di bodangnya, mereka memiliki tugas dan tanggung jawab pada pimpinan, dalam bahasa inggris disebut Private Secretary. Sekretaris pribadi tidak membawahi pegawai, mempunyai peran pembantu dalam meringankan tugas pimpinan dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan keahliannya, pemberian saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan bijak dalam memecahkan masalah. Sehingga seorang pimpinan akan lebih fokus dalam mencapai tujuan sebuah organisasi.
Sekretaris Pribadi Menteri, Sekretaris Direktur, Sekretaris Bupati, Sekretaris Rektor dan banyak contoh lain dari sekretaris pribadi.