Memang, ada sebagian perusahaan tidak mempermasalahkan hal tersebut. Namun tak ada salahnya kita mengenal etika dalam surat elektronik atau yang biasa kita kenal dengan email.
Dalam mengirim email, perkenalkanlah diri kita pada orang yang baru kita kenal atau baru pertama kali kita kirimi email. Sebutkan darimana kita mengenal orang tersebut dan dalam rangka apa, misalkan kita mengetahuinya dari teman yang sama atau bahkan melamar pekerjaan. Memperkenalkan diri menjadi poin penting terutama kalau kita mendapatkan email orang yang bersangkutan dengan cara membeli database email dari orang lain.
Periksalah ejaan dalam menulis surat formal. Kita bisa menggunakan fasilitas spell checker pada aplikasi atau mengeceknya secara manual kalau kita mengirimnya melalui telepon genggam. Pastikan kita telah memakai tata bahasa yang baik dan tanda baca yang benar.
Pergunakan fitur balas-semua di waktu yang tepat. Kalau kita hanya ingin membalas pada satu orang, balaslah hanya pada orang yang bersangkutan. Kita bisa memeriksanya di bagian alamat yang dituju, cc dan bcc.
Pergunakan kolom bcc kalau kita ingin mengirimkan ke banyak penerima email yang kurang mengenal satu sama lainnya. Kolom bcc penting agar penerima yang satu tidak mengetahui dan tidak menyalahgunakan alamat email penerima lainnya.
Pastikan ukuran lampiran yang dikirim atau attachment tidak besar unntuk memudahkan penerima mengunduh lampiran tersebut. Kalau ukuran lampiran yang dikirimkan terlalu besar, unggahlah file tersebut dalam file-hosting atau penyimpanan awan kemudian bagikan tautan untuk mengunduhnya. Atau kita juga bisa mengompresnya terlebih dulu sebelum mengunggah agar ukuran tidak terlalu besar.
Jangan memakai banyak singkatan seperti kita mengetik lewat SMS, karena akan menyulitkan penerima memahami maksud komunikasi kita dan terkesan kita tidak punya niat serius dalam menulis email tersebut. Hindari memakai huruf besar dan bercetak tebal karena terkesan kita sedang berteriak pada penerima email. Hindari juga penggunaan font dekoratif dan warna warni yang terkesan informal.
Bacalah nada surat elektronik yang kita kirimkan, surat itu mungkin terkesan kasar namun maksud kita menulis adalah formal. Hindari menulis surat yang terkesan over-friendly terutama kalau kita baru pertama kali menulis email ke penerima tersebut. Lebih-lebih kalau keadaan kita sedang kacau, simpanlah email dalam draft, baca kembali di lain waktu sebelum dikirim. Periksalah alamat tujuan email sebelum mengirimnya. Kita tentu tidak ingin email kita nanti terkirim pada orang yang salah.
Apa saja isi email formal? Email formal terdiri atas baris judul atau subject, salam pembuka, isi yang ringkas dan penutup.
Tulislah subject yang jelas, baris subject akan dibaca pertama oleh penerima melalui kotak masuknya. Selalu awali email dengan salam pembuka untuk penerima email, pakailah titel dan nama panggilannya. Sampaikan isi email langsung dengan jelas. Kalau ada banyak topik yang disampaikan, mulailah dari yang paling penting. Tulislah salam penutup di bagian akhir dan bubuhkan nama kita sebagai pengirim.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar