Perubahan organisasi yang signifikan dapat menjadi tantangan. Hal ini sering membutuhkan banyak tingkat kerjasama dan mungkin melibatkan entitas independen yang berbeda dalam suatu organisasi. Mengembangkan pendekatan terstruktur terhadap perubahan sangat penting untuk membantu memastikan transisi yang bermanfaat sambil mengurangi disrupsi.
Tujuh R adalah daftar periksa poin penting yang perlu dipertimbangkan dalam manajemen perubahan untuk membantu meminimalkan penolakan perubahan pada titik pencatatan perubahan. Daftar periksa terdiri dari tujuh pertanyaan sederhana, yaitu sebagai berikut:
Who RAISED the change request?
The REASON behind the change?
RETURN required from the change?
RISKS involved in the requested change?
Who is RESPONSIBLE for the create, test and implement the change?
RESOURCES required to deliver the change?
RELATIONSHIP between suggested change and other changes?
Kita ambil contoh dalam lingkungan Teknologi Informasi saat ini, risiko ini cukup besar untuk menanggapi kebutuhan bisnis baru. Jika Anda tidak dapat mengembangkan proses untuk mengelola perubahan secara efektif, yang akan menyebabkan seringnya pemadaman layanan. Berikut adalah beberapa pertanyaan penting terkait dengan manajemen perubahan:
1. Who raised the change?
Dengan begitu banyak titik masuk, sumber dan pemangku kepentingan untuk meminta perubahan, menjadi penting untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan ini. Cara terbaik untuk mengatasi otorisasi perubahan adalah merancang sistem untuk mencatat semua perubahan. Sistem pencatatan ini akan membantu Anda selama audit.
2. What is the reason for the change?
Jawaban atas pertanyaan ini dapat mencegah perubahan dengan risiko tinggi dan keuntungan bisnis minimal. Terlepas dari jenis perubahannya, semua perubahan besar harus melewati kriteria analisis portofolio yang disepakati. Hal ini akan memastikan prioritas perubahan.
3. What return is expected from the change?
Sebelum menerapkan perubahan apapun, penting untuk memahami hasil dari perubahan untuk menentukan prioritas. ITIL membedakan dua input utama ke dalam manajemen perubahan dan Manajemen Keuangan ITIL untuk Layanan Teknologi Informasi memberikan informasi terkait biaya.
4. Risks involved in the change?
Semua perubahan itu melibatkan risiko. Beberapa risiko dapat dihindari, dan beberapa harus diterima. Saat menerima atau menolak permintaan perubahan, pertimbangkan juga risiko tidak melakukan perubahan. Tidak ada yang bisa menebak jumlah pasti risiko yang terlibat dalam perubahan tetapi dapat diketahui tingkat pertimbangan sebelum membuat perubahan.
5. Resources required to deliver the change?
Kebutuhan dan ketersediaan aset infrastruktur dan sumber daya manusia untuk melaksanakan suatu perubahan. Saat menerima perubahan, pertimbangkan dampaknya pada proyek lain. Perubahan seharusnya tidak berdampak pada proyek lain.
6. Who is responsible for the create, test and implement the change?
Orang-orang yang mengelola perkembangannya harus bisa menjawab pertanyaan ini. Tanggung jawab harus dapat dilacak, dapat ditindaklanjuti, dan dapat diterapkan di seluruh manajemen perubahan dan rilis.
7. Relationship between suggested change and other changes?
Dalam lingkungan Teknologi Informasi yang kompleks, mungkin sulit untuk menjawabnya karena ada banyak perubahan yang terjadi secara bersamaan. Hubungan antara perubahan perlu ditentukan melintasi batas-batas fungsional. Kegagalan melakukannya dapat menyebabkan penundaan jadwal rapat.
Manajemen perubahan yang sukses bergantung pada empat prinsip inti:
1. Memahami Perubahan
Agar berhasil mempromosikan manfaat perubahan, Anda perlu memahaminya sendiri. Jadi, pikirkan tentang:
- Mengapa Anda perlu berubah. Apa tujuan utama Anda?
- Apa manfaat perubahan bagi organisasi?
- Bagaimana hal itu akan berdampak positif bagi orang-orang?
- Bagaimana hal itu akan mempengaruhi cara orang bekerja?
- Apa yang perlu dilakukan orang untuk berhasil mencapai perubahan?
2. Perubahan Rencana
Perubahan yang efektif tidak terjadi begitu saja secara kebetulan, dan rencana apa pun yang Anda buat harus tepat untuk organisasi Anda. Cara mengelola proyek perubahan dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Beberapa memiliki metodologi perubahan yang sangat kaku, sementara yang lain lebih terbuka dan fleksibel dalam pendekatan mereka. Namun, secara umum, Anda perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Sponsor. Bagaimana Anda akan mengamankan, melibatkan, dan menggunakan dukungan lanjutan dan sponsor untuk melakukan perubahan?
- Keterlibatan. Siapa yang memiliki posisi terbaik untuk membantu Anda merancang dan mengimplementasikan perubahan? Misalnya, apakah Anda memerlukan keahlian eksternal? Atau dapatkah Anda menggunakan sumber daya internal?
- Pembelian. Perubahan paling efektif ketika Anda mampu memenangkan dukungan dari orang-orang di seluruh lini bisnis. Bagaimana Anda berencana untuk mencapai hal ini?
- Dampak. Akhirnya, pikirkan seperti apa kesuksesan itu seharusnya. Bagaimana Anda akan memprediksi dan menilai dampak dari perubahan yang perlu Anda buat? Apa tujuan yang perlu Anda capai?
3. Terapkan Perubahan
Langkah-langkah berikut dapat membantu Anda menerapkan perubahan dengan cara yang positif:
- Pastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam perubahan memahami apa yang perlu terjadi – dan apa artinya bagi mereka.
- Setujui kriteria keberhasilan untuk perubahan Anda, dan pastikan bahwa perubahan tersebut diukur dan dilaporkan secara teratur.
- Memetakan dan mengidentifikasi semua pemangku kepentingan utama yang akan terlibat dalam perubahan dan menentukan tingkat keterlibatan mereka.
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang harus ditangani untuk mengimplementasikan perubahan.
- Tunjuk "agen perubahan", yang akan membantu menerapkan praktik baru – dan siapa yang dapat bertindak sebagai panutan untuk pendekatan baru.
- Temukan cara untuk mengubah kebiasaan masyarakat, sehingga praktik baru menjadi norma.
- Pastikan bahwa semua orang didukung selama proses perubahan.
4. Komunikasikan Perubahan
Sebaiknya hubungkan perubahan yang Anda rencanakan dengan pernyataan visi atau misi organisasi Anda. Ini tidak hanya akan membantu orang untuk melihat bagaimana perubahan berdampak positif pada gambaran yang lebih besar, tetapi juga akan memberi mereka visi bersama di masa depan yang menginspirasi.
Juga pastikan untuk mempraktikkan manajemen pemangku kepentingan yang baik. Ini akan memastikan bahwa Anda memberikan pesan yang tepat kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk mendapatkan dukungan yang Anda butuhkan untuk proyek Anda.
Model Manajemen Perubahan ADKAR adalah alat yang sangat berguna yang dapat Anda gunakan untuk membantu mengomunikasikan perubahan Anda. Ini menguraikan lima hal yang harus Anda tangani dalam komunikasi Anda:
- Awareness/ Kesadaran (akan perlunya perubahan).
- Desire/ Keinginan (untuk berpartisipasi dan mendukungnya).
- Knowledge/ Pengetahuan (tentang bagaimana berubah).
- Ability/ Kemampuan (untuk berubah).
- Reinforcement/ Penguatan (untuk mempertahankan perubahan dalam jangka panjang).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar